Dokumentenmanagement: Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen

Ziel dieser Studie ist die Untersuchung der Nutzen und Potenziale, die sich bei einem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems in einem Unternehmen ergeben können. Es wird aufgezeigt, welche Faktoren in Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle einnehmen und welche Maßnahmen ergriffen werden können, um effiziente Arbeitsabläufe zu erreichen. Die Ausarbeitung lässt zudem Rückschlüsse auf andere Anwendungsbeispiele zu, um Fehler in der Praxis zu erkennen und zu vermeiden.

Dem Leser wird zunächst erforderliches Grundlagenwissen vermittelt, um die Funktionsweise von Dokumentenmanagement zu verstehen. Als Grundlage für die Entscheidung für ein DMS dient ein Wirtschaftlichkeitsvergleich. Dieser wird auf strategischer und operativer Ebene mit einer Potenzialanalyse durchgeführt. Dabei wird auf strategischer Ebene eine Balanced Scorecard gewählt, um die einzelnen Perspektiven der Unternehmensstrategie darzustellen. Zur Untersuchung der Nutzenpotenziale auf operativer Ebene werden einmalige und laufende Kosten aufgeführt und eine Nutzenanalyse angewandt, wobei zwischen quantitativem und qualitativem Nutzen unterschieden und die Darstellung durch rechtliche Aspekte ergänzt wird.

Insgesamt fokussiert die Studie nicht die Architektur und technischen Details von Dokumenten-Management-Systemen, sondern die Vor- und Nachteile sowie die Ziele solcher Systeme.