Die Anwendung von Lean Management in der öffentlichen Verwaltung. Potenziale und Grenzen

Studienarbeit aus dem Jahr 2023 im Fachbereich Organisation und Verwaltung - Öffentliche Verwaltung, Note: 13,00, Kommunale Hochschule für Verwaltung in Niedersachen; ehem. Kommunale Fachhochschule für Verwaltung in Niedersachsen, Veranstaltung: Geschäftsprozessmanagement, Sprache: Deutsch, Abstract: In dieser Arbeit wird die Anwendbarkeit von Lean Management auf die öffentliche Verwaltung untersucht. Der öffentliche Verwaltungsapparat in Deutschland und sein Handeln ist von verschiedenen bürokratischen Prinzipien geprägt. Eines davon ist die klare Aufteilung von Aufgaben. Jeder Prozess und die dazugehörige Verantwortung wird einer bestimmten Person zugewiesen. Vertretungsregelungen bei Krankheit oder urlaubsbedingter Abwesenheit sind machbar, aber dass jeder die Arbeit des Anderen problemlos und vollständig übernehmen kann, ist undenkbar. Die Kenntnisse und Qualifikationen sind zu unterschiedlich und die Arbeitsschritte an sich zu verschieden. Doch während der Corona-Pandemie in 2021 wurde ausgerechnet dieses Prinzip in Teilen aufgebrochen: Knapp 35 Prozent der Mitarbeiter auf kommunaler Ebene wurden mit anderen Aufgaben betraut, um der angestiegenen Arbeitsbelastung entgegenzuwirken. Um aufzuzeigen, dass noch andere Möglichkeiten als starre Amtshierarchien und unflexible Arbeitsteilung existieren, wird im Zuge dieser Arbeit die Philosophie des Lean Management näher betrachtet.

Der erste Abschnitt dieser Arbeit befasst sich mit der Bedeutung von Lean Management und Lean Administration. Es wird der Unterschied zwischen beiden Begriffen verdeutlicht und aus dem Blickwinkel der öffentlichen Verwaltung betrachtet. Im weiteren Verlauf der Arbeit werden einige Arbeitsprinzipien und Methoden dargestellt. Diese Elemente sind nicht als abschließende Instrumente zu verstehen, sondern viel mehr als Bestandteile der Geschäftsphilosophie. Hier wird insbesondere auf die Arten der Verschwendung eingegangen und die verschiedenen Kernprinzipien. Es wird unter anderem die 5-S Methode des Lean Management vorgestellt. Alle Prinzipien werden mit Blick auf die Anwendbarkeit in der öffentlichen Verwaltung betrachtet und anhand von verschiedenen Beispielen verdeutlicht. Im weiteren Verlauf werden die Potenziale und Grenzen vom Lean Management betrachtet, bevor ein Fazit gezogen wird und ein Ausblick auf künftig, relevante Themenfelder erfolgt.